POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1.      IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. sociedad comercial del sector de Consultoría Legal y Representación Jurídica identificada con NIT 900759272-1 y con domicilio principal en la ciudad de Cali, se constituye como una Empresa colombiana. El objeto social principal de la Empresa consiste en la comercialización, distribución, proveeduría, importación y exportación de artículos, bienes, insumos, maquinaria y materiales para la industria en sectores como hotelero, farmacéutico, agroindustrial, médico, agropecuario, alimenticio, institucional y corporativo. En especial, venta al por mayor y al detal de papelería, útiles de oficina, suministros de computación, productos de aseo y cafetería.

2.      OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsables y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3.      ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales.

4.      DEFINICIONES

  • Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
  • Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

5.      PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6.      DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7.      AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1      Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
    1. Datos de naturaleza pública;
    1. Casos de urgencia médica o sanitaria;
    1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
    1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.      DEBERES DE AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  1. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.      POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

9.1      Tratamiento de datos personales del consumidor final:

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes o consumidores finales y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los consumidores finales de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. serán:

  • Administrar toda la información necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales, registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
  • Cumplir con los procedimientos internos relacionados con la gestión de proveedores y contratistas.
  • Ofrecer los servicios de la Firma conforme a las necesidades específicas de sus clientes, para ejecutar los contratos de servicio, incluyendo, sin limitarse, a la verificación de afiliaciones y derechos de los beneficiarios de dichos servicios, así como utilizar los Datos Personales para fines de mercadeo y promoción de nuevos productos o servicios.
  • Controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo y el narcotráfico, incluyendo, entre otras acciones, la consulta de listas restrictivas y el cumplimiento de la normativa relacionada.
  • Facilitar el suministro de datos personales a autoridades de control, vigilancia y judiciales, tanto nacionales como internacionales, cuando sea requerido legal o reglamentariamente.
  • Utilizar y/o divulgar información personal para proteger los derechos y bienes de la Firma, sus clientes, su sitio web o sus usuarios, así como para la detección y prevención de fraudes y la persecución de actividades delictivas.
  • Implementar medidas de control y prevención frente a actividades ilícitas, tales como fraude, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo la consulta en listas vinculantes, restrictivas o en bases de datos públicas.
  • Permitir el acceso a los datos personales por parte de auditores internos o externos contratados para ejecutar procesos de auditoría relacionados con las operaciones comerciales de la Firma.
  • Realizar procesos de archivo, actualización de sistemas, protección y custodia de la información y bases de datos de la Firma.
  • Llevar a cabo actividades internas con fines operativos o de desarrollo y administración de sistemas.
  • Transferir y transmitir datos a terceros con quienes se hayan suscrito contratos para fines comerciales, administrativos, operativos y de mercadeo, como la emisión de carnets, certificados personalizados y otras certificaciones, siempre bajo el marco legal vigente y con la obligación de dichos terceros de cumplir con las disposiciones de esta Política.
  • Mantener y procesar la información del cliente por medios computarizados u otros sistemas, con el fin de ofrecer los productos y servicios solicitados.
  • Cumplir con cualquier otra finalidad que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales, asegurando el cumplimiento de las obligaciones legales, regulatorias y políticas internas de la Firma.

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  recopila información de consumidores mayores y menores de edad a través de los mecanismos de registro dispuestos para tal fin como kioscos de auto gestión, página web, los cuales son catalogados por la Ley como sensibles, los cuales serán usados por parte de la Empresa para fines comerciales. En todo caso la Empresa informa que el otorgamiento de la autorización para el tratamiento de este tipo de datos es de carácter facultativo.

Adicionalmente, la Empresa podrá procesar y transferir los datos de sus consumidores hacia y desde las jurisdicciones donde AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  y/o cualquiera de sus filiales y/o subsidiarias operen, así mismo, podrán ser almacenados en servidores locales y/o extranjeros, lo anterior de acuerdo con las políticas y directrices establecidas por la casa matriz.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del consumidor con la Empresa y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.2      Tratamiento de datos personales de clientes de exportación o extranjeros:

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  recolecta los datos personales de sus Clientes extranjeros o de exportación y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  serán:

  1. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
  2. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
  3. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
  4. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
  5. Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
  6. Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.
  7. Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa o casa matriz.
  8. Trasferir o transmitir información de interés tanto a la casa matriz como a sus filiales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.3      Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas:

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como reserva. En el caso de datos privados, la Empresa solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o Contratistas de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.:

  1. Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
  2. Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de información de la Empresa y la casa matriz.
  3. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias
  4. Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios
  5. Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
  6. Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
  7. Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
  8. Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
  9. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
  10. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
  11. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.
  12. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
  13. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
  14. Realizar estudios de seguridad de proveedores de acuerdos a los requerimientos del sistema de SARLAFT y al Programa Obligatorio de Políticas Anticorrupción EE. UU.

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. sólo recaudará de sus Proveedores y Contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la Empresa, y el adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.4            Tratamiento de datos personales del archivo inactivo (histórico y central)

 

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. conserva bases de datos con información inactiva de trabajadores, proveedores, contratistas, clientes y en general toda la data inactiva de la organización y las almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en el archivo inactivo de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  serán:

  • Dar cumplimiento a la Ley General de Archivos (Ley 594 del 2000)
  • Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información corporativa sea recuperable para uso de la Empresa en servicio del titular interesado.
  • Registrar la información producida o recibida por la Empresa debido a sus actividades o funciones.
  • Ejecutar actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
  • Llevar a cabo procesos de gestión documental tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Empresa desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a los términos estipulados por la ley y de acuerdo con el ciclo vital de los documentos que en ella se conserven.

9.5            Tratamiento de datos personales del Archivo de Gestión (Información Activa):

 

Como quiera que AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. es una Empresa vigilada por la Superintendencia de Industria y Comercio, conserva bases de datos con información activa de trabajadores, proveedores, contratistas, clientes y facturación activa de la organización y las almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en el archivo activo de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  serán:

  1. Cumplir con la normatividad archivística nacional, esto es la Resolución 8934 del 2014 y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo.
    1. Elaborar un programa de gestión documental, tablas de retención y el Reglamento interno de archivo de acuerdo con lo estipulado en la Ley.
    1. garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración estandarizada y jerarquizada de los documentos.
    1. Aplicar adecuadamente los distintos instrumentos archivísticos que ayuden al óptimo rendimiento de la gestión documental.
    1. Garantizar el acceso y fácil consulta de la información, así como su correcta conservación.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la Resolución No. 8934 del 2014 y siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, sobre la eliminación de documentos de archivo esta sólo podrá realizarse con la autorización del respectivo comité interno de archivo. Del proceso se levantará un acta a la cual se adjuntará un listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada.

9.6            Tratamiento de datos personales de Páginas Web y redes sociales:

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  recolecta datos personales privados de terceros a través de su página web o redes sociales y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son recopilados a través de la página web de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. serán:

  1. Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.
    1. Dar a conocer los servicios y marcas locales y globales del Grupo.
    1. Publicar eventos, concursos, promociones o noticias de interés.
    1. Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los consumidores.
    1. Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
    1. Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
    1. Garantizar los derechos que le asisten a las personas en virtud del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).
    1. Enviar los términos y condiciones de cada una de las promociones o concursos que promocione la Empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o consumidor a través de la autorización para usar sus datos personales, y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.   PROCEDIMIENTO O PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: andres.sanchez@asdistribucion.com.co o a través de comunicación escrita radicada la CL 30 # 5 – 37, Cali.

10.1       Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. y la Empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2              Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los quince (15) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S., reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la Empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de quince (15) días hábiles e informará al Titular.

  • Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

  1. Estar dirigida a AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.
    1. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
    1. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
    1. El objeto de la petición.
    1. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
    1. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

10.3       Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la Empresa.

10.4       Petición de actualización y/o rectificación

 AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.  rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

11.   Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
  3. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

12.   MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

AS DISTRIBUCIÓN INSTITUCIONAL S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

13.       VIGENCIA

La presente Política rige a partir del PRIMERO (01) de ENERO de 2025.